Company Seal - Sigillo Societario - Timbro "a secco" o "a rilievo" Societario 

Company Seal - Sigillo Aziendale - Timbro "a secco" o "a rilievo" Societario

Utilizzato come strumento per la stampa a rilievo su carta o cartoncino/carta; esso riporta:

Non è ancora obbligatorio, ma nel Regno Unito ha un potere legale riconosciuto anche oltre i confini nazionali.

Cos'è e come funziona il Company Seal o Sigillo Societario?

Un sigillo societario è un dispositivo fisico per imprimere la denominazione sociale (nome) della Società Ltd, e contiene il numero di registrazione della Società Ltd presso Companies House sulla superficie dei documenti aziendali.; storicamente, si richiedeva di sigillare i contratti, atti e certificati azionari in questo modo per confermarne la validità.

L'uso dei sigilli risale a migliaia di anni fa; il loro utilizzo da parte delle società era particolarmente comune nei Paesi con un sistema legale basato su quello del Regno Unito, anche se negli ultimi anni sono diventati meno comuni.

L'apposizione del sigillo societario sui documenti rappresentava una chiara indicazione di autorizzazione e azione per conto della società; più specificamente, un documento sigillato incarnava un atto emesso dalla società avente forza legale più forte di un documento semplicemente firmato.

I vecchi sigilli erano eseguiti con l'impronta pressata nella cera fusa, mentre i moderni sigilli societari sono più facili da usare, lasciando  impressa la loro impronta in rilievo sul documento; essa è prodotta dalle due metà del sigillo premute insieme su un pezzo di carta o cartoncino.

Cosa prevede la legge nel Regno Unito riguardo al Company Seal?

La posizione legale in Inghilterra, Galles e Irlanda del Nord è definita nella sezione 44 del Companies Act 2006.; viene stabilito che, quando si sottoscrivono documenti aziendali, può essere utilizzato un sigillo societario, ma esso non è specificamente richiesto.

(1) Ai sensi della legge inglese e gallese o dell'Irlanda del Nord, un documento è sottoscritto da una società:

(a) mediante l'apposizione del suo sigillo comune, o
(b) mediante la firma in conformità alle seguenti disposizioni.

(2) Un documento è validamente eseguito da una società se è firmato per conto della società:

(a) da due firmatari autorizzati, o
(b) da un direttore della società in presenza di un testimone che attesta la firma.

(3) Ai fini del paragrafo (2) sono considerati “firmatari autorizzati”:

(a) ogni direttore della società e
(b) nel caso di una società privata con un segretario o di una società pubblica, il segretario (o qualsiasi segretario congiunto) della società.

(4) Un documento firmato in conformità al paragrafo (2) ed espresso, in qualsiasi modo, come da eseguire da parte della società ha lo stesso effetto come se fosse eseguito con il sigillo comune della società.

Queste disposizioni legali significano che non è più necessario un sigillo per eseguire i documenti ma i documenti possono invece essere firmati da due funzionari della società o da un singolo direttore e un testimone indipendente; tuttavia, un sigillo societario rimane un mezzo legittimo per autenticare i documenti.

Laddove venga utilizzato un Company Seal, il Companies Act 2006 richiede che il nome della società sia inciso in caratteri leggibili su di esso.

Ai sensi della sezione 45 dell'Act, la mancata osservanza di tale disposizione costituisce un reato da parte della società e dei suoi funzionari.

Per quali ragioni si dovrebbe dotare la Società di un Company Seal?

Sebbene non si tratti di un requisito legale, per varie ragioni un gran numero di società del Regno Unito scelgono, comunque, di utilizzare un sigillo societario:

I sigilli aziendali sono ancora richiesti per legge in molti Paesi; se una società del Regno Unito intraprende affari all'estero o con clienti o fornitori stranieri, potrebbe essere tenuta, o ritenere prudente, utilizzare un sigillo aziendale sui documenti formali; iIn caso contrario, rischia che un documento legale non venga riconosciuto come valido da avvocati o tribunali stranieri.

Anche quando un documento viene infine riconosciuto come valido senza un Company Seal, la società potrebbe sprecare tempo e denaro per arrivare a quel riconoscimento, che avrebbe potuto risparmiare applicando un sigillo in prima istanza.

Un sigillo societario potrebbe essere più comodo, poiché sostituisce la necessità di due firmatari autorizzati per firmare ogni documento.

Con un sigillo aziendale, un singolo rappresentante societario può autenticare i documenti rapidamente, facendo risparmiare tempo ai firmatari impegnati; ciò potrebbe essere particolarmente utile quando i firmatari autorizzati di una società si trovano in sedi diverse o lavorano da remoto, altrimenti un documento dovrebbe essere inviato da un luogo all'altro o attendere che siano disponibili.

Una società può sigillare i documenti per proteggerli dalla contraffazione, a cui le firme possono essere soggette; l'uso del Company Seal sarà attentamente monitorato, fornendo una misura di controllo interno aziendale.

Alcune società preferiscono la formalità e la coerenza offerte dall'uso di un sigillo aziendale, in quanto può aiutare a prevenire qualsiasi questione di irregolarità o esecuzione impropria di un documento(ad esempio, impedirà una sottoscrizione non valida da parte dei firmatari).

Il Company Seal può essere particolarmente utile nel caso di documenti particolarmente formali, come gli atti riguardanti impegni e responsabilità rilevanti.

Lo Statuto Sociale della società può imporre l'uso di un sigillo; questa disposizione sarà solitamente inclusa per uno o più degli altri motivi sopra illustrati; in alcuni casi, un legale può anche richiedere che un documento rechi il sigillo aziendale.

L'uso di un sigillo societario aiuta a proiettare una migliorre immagine professionale e formale; esso può trasmettere un senso di tradizione, eleganza e stile.


Come si può utilizzare il Company Seal?

Quando una società decide di utilizzare un Company Seal per autenticare i documenti aziendali, è prudente adottare una delibera assembleare per stabilire:

Il sigillo societario può essere utilizzato solo dalla persona autorizzata a farlo; è meglio conservarlo in modo sicuro, ad esempio in un armadietto chiuso a chiave, per evitare un uso improprio.

La società dovrebbe anche tenere un registro ufficiale dell'uso del sigillo; questo registro dei sigilli sarà solitamente conservato con i registri statutari della società, solitamente tenuti presso l' indirizzo della sede legale.

Mantenere una registrazione scritta in questo modo aiuta a controllare l'uso del sigillo aziendale, proteggendo la società dal suo uso non autorizzato e supporta la validità dei sigilli legittimi.