Company Stationery - Cancelleria aziendale

Quali sono le informazioni societarie obbligatorie da inserire?

Le informazioni societarie più importanti da inserire nelle comunicazioni e documenti aziendali sono:

a) nella cancelleria aziendale e tutta la corrispondenza commerciale ufficiale e materiale promozionale, come lettere commerciali, moduli d'ordine e siti web;

b) tutte le Società registrate nel Regno Unito devono mostrare chiaramente l'indirizzo della sede legale, la giurisdizione e il numero di registrazione della società in tutte le transazioni commerciali;

c) le Società in possesso della Partita IVA/VAT devono indicare il proprio numero di partita IVA/VAT su tutte le comunicazioni e documenti commerciali, siti web e fatture.

Tipi di articoli di cancelleria per affari

La cancelleria societaria (nota anche come cancelleria aziendale) è costituita dalla corrispondenza e la documentazione commerciale ufficiale; come da Regolamento 2015 delle Società, Società a responsabilità limitata e Affari (Dichiarazione di nomi e trading), questa include:

a) lettere commerciali, comunicazioni e altre pubblicazioni ufficiali;

b) cambiali e moduli d'ordine;

c) assegni che richiedono di essere firmati da o per conto della società;

d) ordini di denaro, beni o servizi che richiedono di essere firmati da o per conto della società;

e) fatture e altre richieste di pagamenti, ricevute e lettere di credito;

f) domande di licenza per svolgere uno scambio o un'attività; e

g) tutte le altre forme della corrispondenza e documentazione commerciale.

In sostanza, la cancelleria aziendale è qualsiasi materiale, cartaceo o digitale, che si usa  per comunicare o pubblicizzare la propria società a soggetti esterni, come clienti e fornitori; essa Include anche materiali promozionali come il sito web e i canali dei social media.

Laddove vengono visualizzate le informazioni aziendali, le norme stabiliscono che "deve essere in caratteri che possono essere letti ad occhio nudo”.

Lettere commerciali, moduli d'ordine e siti Web

In conformità al Regolamento 25 del regolamento sui nomi e le informazioni commerciali 2015, è necessario visualizzare le seguenti informazioni su tutte le lettere commerciali, i moduli d'ordine e siti web:

a) il Paese del Regno Unito in cui è registrata la società;

b) il numero di registrazione della società;

c) l'indirizzo della sede legale della società.

Riguardo ai siti web aziendali, le informazioni di cui sopra non devono essere presenti su ogni singola pagina, ma piuttosto in una posizione centrale dove possono essere facilmente trovate e lette. Il posto più comodo è spesso il "piè di pagina". 

Queste normative si applicano anche alle email, in quanto sono l'equivalente digitale di una lettera aziendale fisica; pertanto, ancora una volta, in genere si troveranno i dettagli societari nel "piè di pagina". 

Per garantire che la Società sia conforme alla legge, si consiglia a tutti i dipendenti di creare una firma email automatica con i dettagli aziendali necessari.

Nomi degli amministratori  (Directors)

Si possono includere i nomi degli amministratori (Directors) nella cancelleria aziendale; ciò è facoltativo, tuttavia, se si includono, bisogna indicare i nomi di tutti gli amministratori.

Se si è registrati ai fini IVA (VAT)

Se la società è registrata per l'Imposta sul Valore Aggiunto (IVA-VAT), il suo numero di partita IVA deve essere visualizzato anche in tutte le transazioni commerciali, i siti Web e le fatture.

Se si possiede la partita IVA/VAT, la fattura andrà integrata con l'indicazione dell'IVA; in aggiunta, è necessario includere il numero di partita IVA e l'aliquota IVA (standard, ridotta o con rating zero) e l'importo totale dell'IVA addebitato o l'importo dell'IVA e l'aliquota IVA per articolo  (a fianco un esempio di fattura con IVA (VAT).

Ad esempio, se si gestiscono tre negozi al dettaglio e si ha un ufficio commerciale separato (che è anche la sede legale), bisogna mostrare un cartello con il nome della propria società in tutte e quattro le sedi; l'insegna deve essere facilmente letta e visibile in ogni momento, anche al di fuori dell'orario di lavoro.

L'unica eccezione a questa regola si verifica quando si gestisce l'attività da casa.

Ulteriori obblighi di divulgazione delle informazioni societarie

A seconda del tipo di società, potrebbero essere applicate ulteriori obblighi di divulgazione delle informazioni societarie; l'articolo 25 del Regolamento sui nomi e le informazioni commerciali del 2015 spiega che è necessario mostrare anche:

    (d) nel caso di una società a responsabilità limitata esente dall'obbligo di utilizzare la parola “limitato ” come parte della sua denominazione registrata ai sensi della sezione 60 della legge, il fatto che si tratti di una società a responsabilità limitata;

    (e) nel caso di una società di interesse comunitario che non è una società pubblica, il fatto che sia una società a responsabilità limitata; e

    (f) nel caso di una società di investimento ai sensi della sezione 833 della legge, il fatto che si tratti di una tale società. 

(3) Se, nel caso di una società con un capitale sociale, si verifica una comunicazione dell'importo del capitale sociale su —

    a) le sue lettere commerciali;

    (B) i suoi moduli d'ordine; o

    (c) i suoi siti web,

tale informativa deve riguardare il capitale sociale versato.

In sostanza, tutte le società devono mostrare il loro tipo d'impresa, che a volte può andare male a causa delle normative di esenzione; se si dispone di capitale sociale, l'importo deve essere indicato anche sulla propria cancelleria aziendale.

Si noti che la propria impresa potrebbe anche essere soggetta a ulteriori regole di divulgazione; ad esempio, le società finanziarie aderiscono anche alle normative della Financial Conduct Authority (FCA). Pertanto, è essenziale verificare se ulteriori requisiti debbano essere applicati al proprio settore d'attività.